Comunicación empresarial: Interna y externa

La comunicación es un elemento vital para todo negocio. Una operación empresarial eficiente debe contar al mismo tiempo con una comunicación eficaz garantizada. Esto se aplica en dos formas; Interno y externo.

Internamente, los colaboradores de la compañía necesitan permanecer en un estado de sincronía continuo, a través del cual puedan compartir información, y coordinarse en cada etapa de los respectivos procesos. 

En otro sentido, de manera externa, cada representante técnico o comercial de la institución requiere de comunicación clara y directa con socios comerciales del medio exterior, así como con proveedores, prospectos y clientes consolidados. 

Hoy en día, las demandas de la tecnología y el mercado ponen sobre la mesa la exigencia requerida por los mismos en cuestión de comunicación. Es por esto, que la tecnología avanzada de las comunicaciones se ha vuelto indispensable en la construcción de infraestructura empresarial de la actualidad. 

En este breve artículo quiero compartir algunas ideas sobre como optimizar las comunicaciones en tu empresa desde un punto de vista práctico y digital. 

La tecnología aliada de la comunicación

Cuando hablamos de comunicación en una organización moderna, nos enfrentamos inevitablemente con la tecnología. La tecnología puede suponer un problema en algunos casos, especialmente cuando se trata de nuevas adquisiciones o implementaciones nuevas. 

La necesidad de comunicación más básica para una empresa, probablemente sea la comunicación vía voz, mejor conocida como “telefonía”. 

Los sistemas de telefonía son simples en sí mismos, pues constan de dos elementos; Un identificador o “número telefónico”, extensión, etc. 

Y por otro lado un canal o vía de comunicación conocido popularmente como “línea telefónica”. 

Cómo debería ser la telefonía optima en las empresas

Actualmente, los sistemas de telefonía requieren del suministro de acceso por medio de la renta de los canales y de un proveedor de tipo “carrier”. Sin embargo, estos sistemas se vuelven más complejos al momento de buscar satisfacer necesidades de colaboración. Y es cuando surge la necesidad de aparatos que alternen la comunicación de una vía a otra, y pongan a personas de diferentes compañías y/o departamentos en contacto. 

Esta clase de ensambles son conocidos comúnmente como “conmutadores”. Su función es gestionar esta alternancia en las vías de comunicación. 

En décadas pasadas, los conmutadores fueron dispositivos físicos que entraban en la categoría del hardware, y al mismo tiempo, la tecnología de transmisión de voz analógica o digital podría haber sido limitada y deficiente en cuanto a calidad, según fuera el nivel del proveedor.

Sin embargo, hoy en día, las opciones en telecomunicación avanzada son diversas y altamente útiles. Sin costos altos de inversión ya que requieren un hardware mínimo para su funcionamiento, así como tarifas por consumo y suministro de canales de comunicación en renta bajo el esquema de servicio (TaaS). 

La Nube es tendencia en infraestructura

Concretamente, una de las mejores opciones en cuanto a sistemas de telefonía (IP) disponibles en el mercado es el “Pbx-virtual” o “Cloud-Pbx”. 

Un conmutador virtual en la nube, cuyas extensiones pueden instalarse en los teléfonos móviles de cada colaborador, ya sea que esté de forma remota o presencial en la estación de trabajo, y con líneas telefónicas que funcionan a través de tecnología por voz IP (VoIP) conectadas a troncales públicas o troncales SIP. 

Dentro de estos sistemas es posible adquirir un sistema de telefonía con una renta mensual por consumo a un bajo costo y con una practicidad sorprendente. 

Además, la tendencia actual está llevando a las empresas en general a migrar su infraestructura a la nube. Y de esta manera, cualquier negocio que se alinee en esta dirección, tendrá garantizada una optimización operacional de alto valor de retorno. 

¿Cómo elegir la herramienta adecuada?

Es importante considerar también ambas partes de la solución (una interna y otra externa), como si se tratara de dos caras diferentes de la misma moneda. 

Esto puede convertirse en un reto, por lo que explorar varias opciones y alcanzar a probar demos al menos de cada una puede ser lo más conveniente para tomar una decisión. 

Sin duda estas opciones, maximizan el beneficio, reducen los costos y optimizan en general la comunicación de las empresas. Considerando también que las tecnologías más adecuadas para tu empresa, son aquellas que resuelven una o varias necesidades, y que en general alivian el problema de una forma práctica y de raíz. 

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Antonio Alatorre 
Chief Technology Officer en Clever Ideas /Advanced Tech Consultant 

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